ワークフローとは？
ワークフローとは、特定の目標を達成するために設計された一連のタスクのことで、担当者・担当チームが完了すべき一連の活動を意味します。各タスクは特定の順序で実行され、特定の担当者が予め設定されたガイドラインに従って実行します。これらの要素がワークフローを形成します。
ワークフローを管理する際に、企業が直面する一般的な課題は、繰り返しのタスクはミスにつながりやすく、単純作業はチームメンバーのモチベーションの低下にもつながります。多くの時間が消費され、より重要な業務やプロジェクトに集中できなくなります。
特定のタスクの実行プロセスを合理化し、時間と労力を節約し、ミスのリスクを低減する方法があります。ワークフローの定義、主な種類と例、タスクとプロセスを自動化することでワークフロー管理が業務にどのようなメリットをもたらし、チームが最も重要なことに集中できるようになるのかについて、以下に説明します。
ワークフローの定義
ワークフローという概念は数十年前から存在していました。ワークフローとは、あるプロセスを完了させるために必要な一連のタスクやステップを意味し、文書、タスク、情報の一部の、あるステップから別のステップへの構造的な移動を含みます。ワークフローの目標は、複雑な業務プロセスのスピードと信頼性を高め、標準化を促進させ、チームが効率的に、一貫性を保ってタスクを完了できるようにすることです。
ワークフローを完了すると、少なくとも1つの結果が発生します。例えば、従業員が経費精算を申請した時点でワークフローが開始されます。この場合の結果は、従業員が申請が受理されるか、申請が却下されるかのいずれかです。
多くの企業が、ワークフロー管理ツールをこれまで以上に必要としています。Allied Market Researchによると、世界のワークフロー管理システム市場規模は2022年に98億ドル、2032年には999億ドルに達すると予測されています。データの増大とクラウドファーストへの移行は、業務プロセスとそれを支えるワークフローの状況を変えつつあります。この新たなトレンドは、広範な業務プロセスを改善する機会を創出しています。
ワークフロー管理の進化
かつては、ワークフローの管理は手作業で行われていました。従来のワークフロー整理ツールの典型例は、機械エンジニアのヘンリー・ガントが発明したガントチャートです。ガントチャートは、プロジェクトのタイムラインと、各タスクの進捗状況を表示します。このチャートは今日でも使用されており、変更を追跡し、最新の状態に保つために人間を必要とする手動プロセスの一例です。
現在、ソフトウェアプラットフォームは、トリガーを検出し、タスクを割り当て、実行し、進捗状況やステータスレポートを生成することで、デジタルワークフローの自動化を可能にしています。ルール駆動型のワークフローへの対応も可能です。設計者はビジネスルールに基づいてタスクやイベントの順序を決定できます。
例えば、従業員が手作業で紙の経費精算書に記入する代わりに、オンラインフォーム上のボックスを数個クリックし、電子的にフォームを提出できます。コンピュータは提出されたフォームの情報を読み込み、特定のトリガーワードを探し、ルールに従っているかどうかを確認し、経費精算の申請を自動的に承認または拒否できます。
企業におけるワークフロー自動化の台頭
企業におけるワークフローの自動化は、業務プロセス管理（BPM）の出現とともに1990年代に成長しました。BPMにより、高度で複雑な業務ワークフローの設計と、モデル化、実行、監視、最適化が可能になっています。しかし、業務プロセスをモデル化するには、複雑なダイアグラムや、その他のビジュアルコラボレーションツール、ソフトウェア開発者の専門知識が必要となります。
組織が顧客重視の業務モデルと応答時間の短縮をめざすうえで、ビジネスクリティカルな業務だけでなく、全ての業務機能のデジタル化が必須となりました。この新たなトレンドは、「ローコード」ワークフローを生み出し、各プロセスに適応する、すぐに使えるスクリプトやワークフローのテンプレートの登場が、最小限の技術スキルを持つ市民開発者による開発を可能にしています。
「ノーコード」ワークフローというコンセプトは、さらに先進的です。これは、全てのビジネスユーザーがプロセスを自動化し、エンゲージメントを促進し、規模の経済による効率化を達成できるようにしたいという願望から生まれました。「ノーコード」は、ビジネスユーザーがITサポートに頼ることなくワークフローを作成・修正できることを意味します。人工知能（AI）などの他のテクノロジーを統合して自動化機能を強化できます。例えば、AIを活用して、文書の検索、コンテンツの生成、情報の要約を数秒で行うことができます。他の活動のための時間を節約することができます。
プロセスを合理化する4つの画期的な方法については、ブログで詳しく解説しています。
ワークフローエンジンとは？
ワークフローエンジンは、一連のタスクが適切な順序で完了することを保証するソフトウェアプログラムです。エンジンはタスクの完了順序を理解し、1つのタスクが完了するとすぐに次のタスクを開始します。ワークフローエンジンのコア機能は3つあります。
1. ワークフローの作成と変更
ワークフローの作成に関わる複雑さは、エンジンによって異なります。ワークフローエンジンの中には、新しいワークフローを設計するにはユーザーがコードを書かなければならないものがあります。したがって、ソフトウェア開発者が必要になります。
「ローコード」のワークフローエンジンは、複雑な設定と少量のコードを必要とするため、IT専門家が必要となります。一方で、「ノーコード」エンジンは、ドラッグアンドドロップのような直感的なユーザーインターフェースを提供するため、深い技術的知識がなくてもワークフローを作成・変更することができます。
ローコードまたはノーコードのワークフローエンジンは、業界特有のロジックをもとにして定義された一連のテンプレートを提供することが多く、技術者でない人でも容易にソフトウェアを使用できます。多くの場合に、ソフトウェアのエンドユーザーは、ノーコードまたはローコード製品を好みます。エンドユーザーは、コーディングは得意でなくても、自動化が必要なプロセスについての知識があります。彼らが独自のワークフローを構築する機会を持つことで、プロジェクトに最適な自動化タスクを作成できます。
2. ワークフローの実行
ワークフローが作成されると、ユーザーはワークフローを実行することができます。多くの場合、ワークフローの実行には複数のコンポーネントが関与します。
- タスクの管理：エンジンはプロセスの一部であるタスクを作成します。タスクは適切な個人やプログラムに割り当てられ、それぞれに期限が設定されます。各タスクには、開始時間、終了時間、ステータス、担当者、関連するコンテンツが必要です。
- プロセスの追跡：タスクを「完了」とマーキングすることで、エンジンは次のフェーズやタスクに移ります。移動の間、コンテンツは最初のユーザーから別のユーザーに転送される場合があります。使用するワークフローのタイプによっては、プロセスの次のステップに複数のオプションが用意されている場合があります。
- 変更の認識と変更への対応：エンジンの設計により、プロセスの状態の変化を認識できます。タスクが完了したとマーキングされるなど、プロセスの状態に変化があると、エンジンはどのように対応すべきかを認識し、ユーザーへの通知や次のタスクの実行を開始します。
- イベントの通知：このステップはさまざまな理由で発生します。ワークフローエンジンは、誰かが新しいフォルダやファイルを作成したとき、期限が近づいたとき、または誰かがファイルを開いたり変更したりしたときに、ユーザーに通知する場合があります。
3. ワークフローの監視と管理
ワークフローエンジンは、実行中のプロセスのステータス、完了時間および、完了したワークフローに関連するその他のメトリクスに関するレポートを生成します。また、管理者が実行中のプロセスに変更を加えることも可能です。タスクが遅延したり、期限に間に合わなくなったりした場合には、エンジンはプロセスを停止し、アラートを作成し、ワークフロー設計が示すとおりに継続することができます。
従来、ワークフローとコラボレーションツールは別ものであり、全体像を把握するには2つのシステムからの監査レポートを組み合わせるしかありませんでした。ワークフローとコンテンツコラボレーションを組み合わせることで、非構造化データのライフサイクル全体にわたって統一された監査レポートを提供し、時間の節約と不整合の防止を実現します。
ワークフローエンジンには、一般的な生産性向上スイートとのインターフェースを持ち、ユーザーが普段使用しているオフィスツールでタスクを実行できるものもあります。さらに、エンジンはコンテンツ管理ツールや他の企業アプリケーションと統合することもできます。
セキュリティとコンプライアンスは、ワークフロー監視のもう2つの要素です。
- 管理者は、ワークフローの作成・変更者、通知の閲覧者、コンテンツに関する権限を持つユーザーを管理します。
- エンジンは、データプライバシーを確保し、必要なコンテンツのみを表示します。また、顧客、ベンダー、パートナーが関わるワークフローをサポートする必要があります。
包括的なエンジンは、電子透かし、コンテンツの保持と処分、署名処理など、組織が業界や政府の規制を遵守するのに役立つ機能を提供します。
ゲームチェンジャーとなるノーコードのワークフロー
組織がDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組むなかで、プロセスのモダナイズは最優先課題のひとつとなっています。BPMが当初提供した規模と効率の利点は、現在では、数百あるいは数千件のプロセスの細かいレベルの効率化へと進化しています。
効率化を実現するには、開発経験のないプロセスオーナーが、ユーザーとして、プロセスを調整・修正し、要件の変化に対応できる柔軟性が必要です。高度なワークフローの図や複雑なチャートを扱うことよりも、比較的小規模でも、時間のかかる多くの日常的なプロセスを迅速化することが重要です。
プロセスのモダナイズの取り組みが進む一方で、多くの企業でコンテンツ中心のプロセスが爆発的に増加しています。また、企業が使用する情報量は、時間の経過とともに着実に増大しています。契約書、会話、請求書など、コンテンツのほとんどは非構造化データです。
コンテンツの増大と、多くの業務プロセスがユーザー主導であることが、ノーコードのワークフローソリューションへの扉を開きました。これには、コンテンツのレビュー、請求書の承認、新規顧客向け資料の作成、週次・月次・四半期計画に対するインプットなど、日常的なルーチンタスクが含まれます。
ユーザー中心のノーコードプラットフォームは、最前線にいる人、問題のプロセスに最も近い人が、刻々と変化する市場や競争環境にタイムリーに対応し、ワークフローを迅速に作成・調整することを可能にします。
ワークフローの種類
コンテンツ中心のワークフローは、プロセスの構造や途中で発生するイベントに応じて、さまざまな形態をとることができます。ここでは、ワークフローの主な種類を紹介します。
1. ケースのワークフロー
プロセスの開始から終了まで、どのような手順を踏む必要があるのか、最初は明らかでないかもしれません。より多くの情報を収集することで、手順が明確になっていきます。ケースのワークフローでは、「if-then」ルールを使用します。すなわち、特定の条件や基準に基づいて決定を下すという状況です。これらのルールは条件文としても知られており、特定のテストや評価の結果に応じて、ワークフローが異なるパスを取ることを可能にします。
例として、クレーム処理や技術サポートチケットが挙げられます。顧客が問題の概要を記したサポートチケットを提出すると、チケットで提供された情報に基づいて、ワークフローは次のステップを決定し、顧客をオンラインチュートリアルに誘導します。チュートリアルで問題が解決しない場合、顧客はサポートエージェントにルーティングされ、必要に応じてチケットをクローズするか、マネージャーにエスカレートされます。
2. プロセスのワークフロー
ワークフローによっては非常に反復的なものがあります。AからB、Cへと進行してプロセスが完了すると、また始まります。プロセスのワークフローに「if-then」ルールを作る必要はありません。ほとんどの場合、A、B、Cの繰り返しです。
プロセスのワークフローの例としては、請求書や注文書（PO）の承認があります。ユーザーは請求書やPOを提出し、それがレビューされ、決定が下されます。プロセスワークフローでは、請求書やPOの一括承認など、複数の同じタスクを同時に完了させることができます。
3. プロジェクトのワークフロー
プロジェクトのワークフローは、プロセス型とケース型の両方の要素を兼ね備えています。A→B→Cと進行する一方で、各タスクの結果に応じたバリエーションも可能です。通常、この形式は、Webサイトのデザインや新聞の制作など、多くの反復作業を必要とする大規模なプロジェクトで使用されます。
ワークフローのタイプを分類するもう1つの方法は、ワークフローが従うルールや経路を考慮することです。例えば、あるワークフローはシーケンシャルであり、各タスクが後続のタスクに直接影響を及ぼします。
ステートマシンモデルを使用するワークフローもあります。それらはタスクのオプションを提供します。例えば、チームメンバーが休暇の申請を提出する際に、日付を記入し忘れたとします。ワークフロー管理システムは、その申請を自動的に却下する代わりに、その従業員に、不足している情報を提供するよう通知します。申請している期間がピーク期間と重なる場合には、承認前のレビューが必要であることをマネージャーに知らせるフラグが立てられます。
ルール駆動型のワークフローもあります。ワークフロー内のタスクは順次完了するのではなく、定義されたルールセットに基づいて行われます。このようなケースでは、バリエーションの幅が大きくなります。
ワークフローの一般的な例
ワークフローを監視・管理する方法の一般的な例を紹介します。
- 契約書または請求書のレビューと承認
契約書や請求書などの文書のレビューと承認には、通常、ケースのワークフローとステートマシンモデルが使用されます。例えば、ベンダーが請求書を提出します。次に担当者またはアプリケーションがそれをレビューし、ベンダーが記載されたサービス・製品を提供し、合意された価格を請求していることを確認します。
請求書が審査に通れば承認に移ります。承認されると、請求書に対する支払いが行われます。このプロセスは、ベンダーが次の請求書を提出するときに再び始まります。しかし、請求書に問題がある場合は、手作業によるレビューや修正のために、適切な担当者に送信される必要があります。ベンダーに差し戻して修正を促すケースや、マネージャーの手作業による承認が必要になるケースがあります。
契約書のレビューと承認は、通常では、請求書と同様のプロセスを踏みます。しかし、多くの場合は別のチームが担当します。文書への署名はワークフロープロセスの一部であることが多く、特に電子署名ソフトウェアが統合されていれば、このステップをワークフローに簡単に組み込むことができます。
契約管理の手順は次のようになります。
- 契約書を作成する
- 経営陣に送信して承認を依頼する
- 新規ベンダーなどの契約先に送信する
- 新規業者が署名して送信する
- 署名された契約書を承認し、契約書に署名する
- 全署名が完了した契約書を関係者に配布する
- 従業員の受け入れ
ワークフロープロセスは、人事のオンボーディングプロセスの一部となり得ます。求職者があるポジションに応募することが、このプロセスのトリガーになるかもしれません。そこから、履歴書やカバーレターの特定のキーワードの使用に基づいて、応募を受理または拒否することができます。
承認された応募は次の段階に進みます。人事チームのメンバーによる手作業による審査が行われることもあります。却下された応募書類に対しては、応募に対するお礼のレターを送付するプロセスがあるかもしれません。不合格の場合は、不合格という結果を伝えるレターを送付するかもしれません。
ワークフローは、候補者が内定を出すまで続き、内定通知書と署名の必要性が生じます。ワークフローには、電子署名入りのオファーレターが含まれ、雇用と採用のプロセスを加速させ、最終的な書類はセキュアな人事システムに保存されます。
オンボーディングの典型的なステップには、以下のようなものがあります。
- 候補者が応募書類を提出する
- 応募書類を審査・受理する
- 候補者に面接の連絡をする
- 面接をスケジュールする
- 面接後、候補者が課題を完了・提出する
- 課題の結果を承認し、候補者にオファーレターを送付する
- 候補者がオファーの内容を受諾する
- 候補ファイルを作成する
- 候補者が身分証明書などの必要書類を提出する
- 候補者がウェルカムパケットを受け取る
ワークフローの分類方法
ワークフロープロセスを開始するトリガーには、以下のような種類があります。
- ファイルベースのアクションの例：文書のアップロード
- フォルダベースのアクションの例：クラウド上の文書ストレージに新規フォルダを作成
- メタデータベースのアクションの例：文書のステータスが変更された場合
コンテンツ中心のワークフローの自動化がメリットをもたらす業務としては、コンテンツを作成・修正・処理するプロセス、複数の人やステージが関与するプロセス、日常的に発生するプロセス、頻繁に発生するプロセスなどが挙げられます。
個人やチームがこのようなプロセスを発見するための簡単なヒントは、Eメールやメッセージングアプリケーションを確認し、添付ファイル付きの往復メッセージ、ファイル更新のリマインダー、進捗会議など、コンテンツに関わるものを見つけることです。意識的な選択ではなく、デフォルトでメールやメッセージングに依存しているプロセスの多くは、自動化の候補となります。
多くのチームや部門にとって、自動化は役に立ちます。特に、ライフサイクル全体にわたって共通のコンテンツを共同作業、レビュー、管理する部門横断的なグループがプロセスに関与している場合です。例えば、以下のようなものがあります。
ワークフロー自動化のメリット
Adobeの「2023 Digital Trends」レポートによれば、上級管理職の39%が、業務のスピードと質を高めるためにコラボレーションとプロセスの合理化・自動化を顧客エクスペリエンス（CX）の最優先事項と考えています。しかし、ワークフローを自動化するメリットは、CXや業務効率にとどまりません。企業にとっての主なメリットは次のとおりです。
1. 時間の短縮
ハンドオフを促進し、リマインダーを送信し、手動ステップを自動化することで、ターンアラウンドタイム（仕事が終わるまでにかかった時間）を短縮します。冗長性やボトルネックの特定が早ければ早いほど、ワークフローが最適化され、時間がさらに短縮します。
2. 生産性の向上
ユーザーにワークフローを作成・変更させることで、業務の効率化が図れます。従業員が使用するツールが優れていればいるほど、生産性は向上します。さらに、従業員がIT部門のサポートを必要としなくなれば、IT部門は組織に大きな影響を及ぼす付加価値の高いプロジェクトに集中できるようになります。
さらに詳しく：効率的なワークフローで生産性を最大化する方法
3. 収益の増大
現場の従業員に、顧客への営業プロセスに完璧に適合するワークフローを作成・監視するツールを提供することで、取り引きサイクルを加速させることができます。クロージングへの移行が迅速・スムーズであればあるほど、取り引きの成功と売り上げ増大の可能性が高まります。
4. コストの削減
プロセスを合理化・自動化することで、ペーパーワークやシステムのオーバーヘッドを削減できます。ペーパーワークが減り、プロセスが効率化すると、業務にかかる時間とコストが削減できます。
5. リスクの最小化
ワークフローを最初から最後まで監視し、監査証跡やレポートにすぐにアクセスできるようにすることで、コンプライアンス違反のリスクを減らすことができます。プロセスが可視化され、制御できるようになれば、データのプライバシー保護などの規制要件の遵守が容易になります。
6. エラーの低減
ビジネスクリティカルなコンテンツの作成と修正に反復可能なプロセスを使用することで、エラーを最小限に抑えることができます。ワークフローを標準化し、自動化すればするほど、手直しが必要なミスが発生する可能性は低くなります。
優れたワークフロー管理ソフトウェアでプロジェクトとタスクを簡素化
Boxは、コンテンツ管理とワークフローの自動化を1つのソリューションに統合しました。Boxのプラットフォームは、コンテンツが多くのアプリケーションやユーザーの間をシームレスに流れることを可能にし、業務プロセスを自動化、俊敏化、安全化します。
Boxは、単一のプラットフォーム上で定型的なプロセスを自動化するだけでなく、アドホックな方法での共同作業を可能にし、生産性向上スイートにワークフローツールを後付けする必要がなくなり、プロセスを合理化・簡素化できます。
Boxのインテリジェントコンテントクラウド、は、コンテンツのライフサイクルの全段階に対応する使いやすいプラットフォームです。まだクラウドに移行していない方もご安心ください。サポートも提供しています。Box Shuttleは、全てのコンテンツを従来型システムからクラウドに移行するための、シンプルで費用対効果の高い方法を提供します。
コンテンツの移行が完了すると、ワークフローの自動化とビジネスプロセス管理ツール利用できます。さらに、コンテンツワークフローで署名が必要な場合は、ネイティブに統合された電子署名機能Box Signをコンテンツ内で直接利用できます。
ノーコードオプション
手動のプロセスをBox Relayで自動化し、「特定のトリガーがあれば、特定のアクションを行う」IFTTT（If This Then That、イフト）ロジックによるセルフサービスワークフローを構築することもできます。Box Relayを使えば、ワークフローを数分で簡単に構築し、一般的なレビューや承認のプロセス間のコンテンツのハンドオフを自動化できます。
Box Relayはさらに、フリクションレスなセキュリティとコンプライアンス、サードパーティのアプリケーションとの統合、組織内外とのシームレスなコラボレーションを可能にします。
ローコードオプション
BoxのAPIを使ってアプリケーション間のコンテンツの流れを自動化することもできます。Boxは、開発者が新しいアプリケーションや拡張アプリケーションを構築する際に使用できる、充実したAPIを備えたオープンなコンテンツプラットフォームです。コンテンツサービスはシステムやアプリケーションにプラグインされ、クラウド上での情報へのアクセス、コラボレーション、セキュリティの確保をプログラムで管理することで、コンテンツの提供を簡素化します。
例えば、ブロードコムは、BoxのAPIを使用し、ERPの統合を通じて製品ライフサイクル管理システムをクラウドに接続し、分散製造モデル全体ですぐに利用できるコンテンツを提供しています。
業務プロセス管理（BPM）
BPMツール間のコンテンツフローを自動化します。Boxは、Nintex、ServiceNow、Pega、IBM、Workatoなどのワークフローベンダーを含む、1,500以上のベストオブブリードのアプリケーションと統合しています（Boxのパートナーシップについて詳しくはこちら）。
多くの企業は、手作業の多い業務プロセスの自動化に取り組み、効率性の向上とエラーの削減を図っています。ワークフローツールは、増大するプロセスのモダナイズのニーズを解決する優れた方法を提供します。
Boxがお役に立ちます
業務をスマートに、シンプルに。Box Relayはワークフローをシンプルにし、インテリジェントコンテンツクラウドと統合します。Boxのワークフロー管理ソフトウェアが、貴社の業務の効率化を可能にします。Boxの導入に関するご相談・お問い合わせを承っております。こちらのページからお気軽にご連絡ください。
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