Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (ECM) umfasst Strategien, Prozesse, Methoden und Tools, um den Content eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus digital zu verwalten. Dazu zählen Inhalte wie Verträge, Personal- und Finanzdokumente, Präsentationen und andere Dateien in den unterschiedlichsten Formaten.
Mit einer ECM-Plattform in der Cloud eliminiert Ihr Unternehmen papiergebundene Prozesse und verbessert Effizienz, Produktivität und Transparenz. Dadurch kann es die direkten und indirekten Kosten senken.
Enterprise Content Management (ECM) – Definition
Enterprise Content Management umfasst laut ECM-Definition der US-amerikanischen Association for Intelligent Information Management (AIIM) Technologien, die der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Inhalten dienen. Dazu zählen auch ECM-Tools und Strategien für die Automatisierung und die Verwaltung unstrukturierter Daten.
Doch es gibt auch andere ECM-Definitionen. Manche differenzieren nach strategischer Ebene, wie Anwendung, Geschäftsprozess und Organisation. Andere wiederum definieren ECM-Systeme nach der Art des Content Managements:
Transactional Content Management (TCM)
Beim Transactional Content Management (TCM) werden transaktionsbezogene Inhalte aus verschiedenen Kanälen klassifiziert und gespeichert, zum Beispiel (digitale oder digitalisierte) Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Abrechnungen und dergleichen. So lassen sich Workflows automatisieren und Anwender:innen finden die richtigen Informationen, ohne lange zu suchen. TCM-Plattformen erleichtern zudem das Löschen von Inhalten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Web Content Management (WCM)
Beim Web Content Management (WCM) werden alle Inhalte einer Website verwaltet und kontrolliert. Verantwortliche Mitarbeitende können über das WCM Inhalte ändern, aktualisieren, neu anordnen und veröffentlichen. So werden strenge Markenrichtlinien problemlos eingehalten und Sie können auch komplexe Websites mühelos selbst verwalten.
Collaborative Content Management (CCM)
CCM (auch Cloud Content Management genannt) dient der Verwaltung gemeinsam genutzter Inhalte: Mehrere Anwender:innen können gleichzeitig auf Verträge, Präsentationen oder andere Dokumente zugreifen und daran arbeiten. So können Sie Projekte verwalten, an denen mehrere Beteiligte gleichzeitig arbeiten. Durch die Versionskontrolle steht Ihnen außerdem stets die aktuelle Version einer Datei zur Verfügung.
ECM vs. DMS
Im Zusammenhang mit Enterprise Content Management fällt häufig der Begriff Dokumenten Management System (DMS). Doch was ist der Unterschied zwischen einem ECM und einem DMS? Ganz einfach: Das DMS ist Bestandteil eines ECM und gewährleistet, dass die Dokumente digital archiviert werden.
ECM und DMS-Systeme haben zwar ähnliche Benutzeroberflächen, unterscheiden sich aber im Funktionsumfang. ECM-Plattformen bieten neben verschiedenen Komponenten für die Erfassung von Inhalten auch solche für die Automatisierung von Content-Prozessen und die schnelle und einfache Bereitstellung von Dokumenten. Auch Systeme für das Web Content Management können Teil eines ECM sein.
Die fünf Elemente des Enterprise Content Managements
ECM-Management umfasst fünf wesentliche Elemente, die Sie zu einer maßgeschneiderten ECM-Strategie für Ihr Unternehmen kombinieren können.
- Erfassen
Am Anfang des ECM-Prozesses stehen die Erfassung und der Import von Informationen in ein digitales Speichersystem, z. B. einen Cloud-Server. Dokumente in Papierform werden hierzu digitalisiert. Alle Inhalte, die Ihr Team elektronisch erstellt, speichert, weitergibt oder archiviert, werden ebenfalls in der Datenbank oder der Cloud erfasst. - Verwalten
Für die Verwaltung von Inhalten benötigen Sie eine leistungsstarke, sichere Methode. Hierzu können Sie Software für dasDokumentenmanagement, WCM-Systeme, Archivierungssoftware oder Kollaborationssoftware in der Cloud verwenden. Die Tools unterstützen die strukturierte Ablage und Aufbewahrung sowie die Sicherheit aller wichtigen Informationen. - Speichern
Informationssicherheit wird angesichts hoher Geldbußen bei Verstößen immer wichtiger. Cloud-basierte Plattformen bieten sicherheitsrelevante Funktionen wie Verschlüsselung, Berechtigungsmanagement und Nutzenden-Authentifizierung. So bestimmen Sie, wer Dokumente erstellen, anzeigen und bearbeiten darf. - Aufbewahren
Für die Aufbewahrung von Dokumenten gibt es rechtliche Vorgaben, z. B. im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die ECM-Implementierung auf einer Cloud-Plattform erleichtert Ihnen, die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Und im Falle eines Audits kann Ihr Unternehmen schnell auf wichtige Dokumente zugreifen. - Bereitstellen
Die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten ist die Voraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeitenden effizient arbeiten und Kund:innen ausgezeichneten Service erleben. Auch wenn sich tausende Dateien in Ihren Datensystemen befinden – ein ECM erleichtert den schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen. Dies ist auch relevant für Fälle, in denen Personen von ihrem Auskunftsrecht im Rahmen der DSGVO Gebrauch machen.
Die Vorteile eines ECM
Eine ECM-Plattform bietet für viele Funktionsbereiche im Unternehmen Mehrwert – sei es im Rechnungswesen, im Vertrieb, im Einkauf, in der Entwicklung, im Service oder in der Produktion:
1. Kosten sparen mit dem ECM
Die Umstellung auf ein Enterprise Content Management System, das auch Dokumente in Papierform digitalisiert, lohnt sich. So spart Ihr Unternehmen teuren physischen Platz für die Aufbewahrung von Akten sowie Kosten für Papier und Verbrauchsmaterial. Dank effizienterer ECM-Prozesse und Automatisierung gewinnt Ihr Unternehmen auch Zeit.
2. Höhere Produktivität dank ECM
Eine ECM-Lösung erhöht die Produktivität Ihrer Teams erheblich. Sie bereitet der langwierigen Suche nach Inhalten ein Ende. Zudem behalten Sie kritische Fristen und Informationen im Blick. So profitiert Ihr Unternehmen z. B. von Vorteilen wie Skonto und vermeidet unnötige Kosten durch verspätete Zahlungen.
3. Größere Rechtssicherheit durch ECM
Die ECM-Implementierung auf einer zentralen Cloud-Plattform mindert das Risiko, gegen Datenschutz und Aufbewahrungspflichten zu verstoßen. Manche Cloud-Plattformen entsprechen branchenspezifischen Standards wie der DSGVO, den Vorgaben der US-amerikanischen Finanzaufsichtsbehörde oder den Standards zum Umgang mit personenbezogenen Gesundheitsdaten.
4. Schnellerer Zugriff auf Informationen
Zeit ist Geld. Wenn die Wertschöpfung Ihres Unternehmens auf verwertbaren Daten basiert, brauchen Sie eine moderne ECM-Plattform, die Data Mining unterstützt und geschäftsrelevante Prozesse beschleunigt. ECM-Plattformen in der Cloud bieten Suchfunktionen und Analysetools für große Datenmengen. Damit können Sie Prozesse automatisieren, Suchergebnisse eingrenzen und Inhalte schneller auffinden.
5. Gut strukturierte Ablage
Gutes ECM erleichtert Ihren Mitarbeitenden, Dokumente und Unterlagen strukturiert abzulegen und wiederzufinden. Eine ECM-Lösung mit cloud-basiertem Repository bietet einen Rahmen für die Kategorisierung von Dokumenten. Zugleich reduzieren Sie damit fehleranfällige manuelle Prozesse.
6. Größere Informationssicherheit
Für Ihre ECM-Strategie wählen Sie am besten eine Plattform, die Sicherheitsfunktionen für Inhalte sowie Datenschutz-Tools bietet. Durch ausgefeiltes Berechtigungsmanagement können Sie festlegen, welche Nutzende Inhalte erstellen, anzeigen, ändern, aktualisieren, weitergeben und löschen dürfen.
7. Positive Arbeitsumgebung dank ECM
Eine chaotische Ablage im Büro wird mit zusätzlichem Stress in Verbindung gebracht. Wenn Sie durch Ihr ECM mehr Ordnung schaffen und den Zugriff auf benötigte Unterlagen erleichtern, fördern Sie das Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden. Die Implementierung des ECM über eine Cloud-Lösung ermöglicht Ihnen zudem, Geschäftsprozesse klar zu strukturieren.
Wie man eine ECM-Strategie entwickelt
Ein ECM-System mit großem Funktionsumfang lässt sich genau auf die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens zuschneiden. Damit können Sie und Ihr Team:
- auf Inhalte zur Ansicht, Bearbeitung oder Zusammenarbeit zugreifen, auch offline und über Mobilgeräte
- alle Aktionen im Hinblick auf die Inhalte nachvollziehen
- den Papierverbrauch minimieren oder ganz vermeiden
- unterschiedliche Versionen von Dokumenten verwalten
- Geschäftsprozesse beschleunigen und dadurch unnötige Kosten vermeiden
- wichtige Geschäftsanwendungen integrieren
- Audits erleichtern und die Einhaltung von Vorschriften nachvollziehbar belegen
- die Produktivität der Teams im Unternehmen steigern
- eine zentrale Quelle für Inhalte (Single Source of Truth – SSOT) schaffen
Bevor Sie im Unternehmen ein ECM-System implementieren, brauchen Sie jedoch eine geeignete Strategie. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte:
- Erfassung und Indexierung von Inhalten
- Zugriffsmöglichkeiten und Verfügbarkeit
- Verwaltung von Repositories
- reibungslose Zusammenarbeit
- Lebenszyklusmanagement
- Systemintegrationen
- Anwenderfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Sicherheit
So erstellen Sie eine Roadmap für Ihre ECM-Strategie
Der erste Schritt zur Entwicklung einer effektiven ECM-Strategie besteht darin, eine Roadmap zu erstellen, in der Sie Ihre Ziele und Pläne definieren:
1. Schritt: Content-Audit durchführen
Welche Inhalte gibt es in Ihrem Unternehmen? Wie benennt Ihr Team Dateien, wie werden diese gespeichert und freigegeben? Diskutieren Sie mit Ihrem Team über
- die Kriterien für die Kategorisierung von Inhalten,
- die Zuweisung von Datei- und Ordnernamen,
- Benennungsschemata für zugrunde liegende Organisationsprinzipien und
- die Einführung von verwandten und relevanten Begriffen zur strukturierten, automatisierten Ablage von Dokumenten.
2. Schritt: Lebenszyklus von Inhalten im Unternehmen evaluieren
Definieren Sie den Lebenszyklus der Inhalte. Wie sieht dieser Prozess aus, wenn Sie in die Cloud migrieren? Legen Sie Rollen und Zuständigkeiten fest:
- Wer darf welche Dokumente erstellen und ändern?
- Welche Aufgaben und Aktivitäten sind für die Fertigstellung der Inhalte erforderlich?
- Wie werden Inhalte abgelegt, kategorisiert und aufbewahrt? Berücksichtigen Sie dabei gesetzliche Aufbewahrungsfristen und das Löschen der Inhalte am Ende ihres Lebenszyklus.
3. Schritt: Gesetzliche Anforderungen und operative Risiken identifizieren
Legen Sie Richtlinien für die Content Governance fest, sodass die Sicherheit der Anwender, die Authentifizierung, die Einhaltung von Vorschriften und andere Anforderungen gewährleistet sind. Nur so sind Ihre Daten bestmöglich geschützt. Legen Sie fest, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Content hat und mit welchen Rechten.
Best Practices für das Enterprise Content Management
Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihrer ECM-Strategie bewährte Verfahren:
1. Wählen Sie ein ganzheitliches Vorgehen
Werden Sie zum Enterprise Content Manager und definieren Sie gemeinsam mit Geschäftsleitung und Führungskräften die (neuen) Geschäftsziele. Strukturieren Sie mit Ihren Vorgesetzten die Ressourcenzuteilung und Budgets neu, bevor Sie Ihre ECM-Strategie umsetzen. Binden Sie auch die Mitarbeitenden ein, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.
2. Beziehen Sie alle Beteiligten ein
Sie möchten mit Ihrer ECM-Strategie die erfolgreiche Umstellung zu einer cloud-basierten ECM-Plattform erreichen? Dann involvieren Sie alle Beteiligten und berücksichtigen Sie ihre Bedürfnisse. Definieren Sie gemeinsam die Erfolgsfaktoren. Daran können Sie später messen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
3. Entwickeln Sie ein System für die Kategorisierung
Entwerfen Sie gemeinsam mit den Teams die erforderlichen Informationskategorien, mit denen Dokumente bestimmten Themenbereichen zugeordnet werden. In der Inhaltsarchitektur sollten sich die geschäftlichen Anforderungen widerspiegeln. Legen Sie das Ordnungssystem für die Ablage fest und geben Sie das Vokabular für die Indexierung, Klassifizierung und Taxonomie Ihrer Dokumente vor.
4. Kommunizieren Sie effektiv
Egal, welche neue Strategie Sie für die Organisation Ihrer Arbeit einführen wollen: Wenn Sie alle Beteiligten in jeden Schritt Ihres ECM-Programms einbeziehen, verhindern Sie, dass sich Ihr Team überfordert fühlt oder von der neuen Strategie überrascht wird. Von dem Tag an, an dem Sie beschließen, eine ECM-Strategie einzuführen, sollten Sie zunächst die wichtigsten Personengruppen informieren – etwa die Abteilungs- oder Teamleiter:innen. Weiten Sie die Kommunikation dann nach und nach über die Unternehmeshierarchie aus, damit alle rechtzeitig über die geplanten Änderungen informiert sind.
Moderne ECM-Systeme in der Cloud
Mithilfe von cloudbasierten Funktionen erhalten Sie eine leistungsstarke ECM-Lösung, die mit den wechselnden Anforderungen in Ihrem Unternehmen mitwächst. Eine Cloud-Lösung wie die Content Cloud als Grundlage für Ihr ECM ermöglicht die Integration mit anderen Cloud-Diensten und
- erleichtert die Einhaltung vorgeschriebener Kontrollen,
- entlastet die IT, indem sie ausreichend Elastizität bietet,
- bietet umfassenden und zuverlässigen Service, z. B. mit Box AI,
- gewährleistet Business Continuity und schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten im Ernstfall,
- vereinfacht den Zugriff über Mobilgeräte oder von externen Standorten aus und
- ermöglicht die Automatisierung von Software-Updates.
Daten sind die Voraussetzung für die digitale Transformation. Somit benötigen Unternehmen Zugriff auf die verwertbaren Daten, die in ihren ECM-Systemen schlummern. Mit Machine Learning erschließen Sie den Mehrwert Ihres Contents und dank unzähliger Programmierschnittstellen (API) können Sie relevante Anwendungen integrieren, um noch effizienter zu arbeiten.
Entdecken Sie das Potenzial der intelligenten Content Cloud
Mit einer sicheren zentralen Plattform wie Box für all Ihre Inhalte können Sie den gesamten Content-Lebenszyklus verwalten: Dateierstellung, gemeinsame Bearbeitung, Freigabe, elektronische Unterschrift, Klassifizierung, Aufbewahrung und vieles mehr. Wir erleichtern Ihnen die gemeinsame Arbeit an Inhalten – auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistenden. Reibungslose, unternehmensgerechte Sicherheit und Konformität sind in unserer DNA verankert. Daher können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Inhalte stets geschützt sind. Und mit der nahtlosen Integration von mehr als 1.500 Programmen und Apps – sowie einer Reihe von nativen Funktionen wie Box Sign – bietet die Content Cloud eine einzige Inhaltsebene statt getrennter Datensilos. So ist sichergestellt, dass Ihre Teams effektiv arbeiten können.
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Disclaimer: Wir setzen uns stets dafür ein, Produkte und Dienste anzubieten, die sich durch erstklassigen Datenschutz, Sicherheit und Compliance auszeichnen. Dennoch stellen die in diesem Blog enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen Interessierten und Kund:innen daher, ihren Sorgfaltspflichten nachzukommen und die Vereinbarkeit mit geltenden Gesetzen selbst zu beurteilen.