La Fondation des Nations Unies

Se connecter et collaborer avec des partenaires à travers le monde

La Fondation des Nations Unies constitue un lien entre les Nations Unies et le monde, établissant des partenariats avec des personnes, des entreprises et des organisations à but non lucratif pour aider les Nations Unies à remplir leur mission vitale. En collaboration avec ses partenaires, la Fondation des Nations Unies aide les Nations Unies à s'attaquer à des sujets tels que le changement climatique, les richesses mondiales, les droits des femmes, la pauvreté et l'accès à l'énergie.

Avec plus de 240 employés à Washington, D.C. et 30 autres à New-York, la Fondation des Nations Unies n'est pas un organisme particulièrement dispersé. Ses collaborateurs externes, en revanche, travaillent sur des projets internationaux spécifiques et sont présents un peu partout dans le monde.

Le personnel de la Fondation des Nations Unies avait pour habitude d'utiliser des outils autorisés et non autorisés pour leur collaboration, y compris un serveur FTP et Dropbox. Cependant, la collaboration externe était impossible avec le FTP, et la question des problèmes pouvant survenir à cause d'un manque de contrôle centralisé du contenu commença à se poser, pour le transfert comme pour le stockage de documents.

La Fondation des Nations Unies se mit en quête d'une solution offrant aux utilisateurs les mêmes possibilités que les outils déjà utilisés, tout en permettant la collaboration et en offrant la sécurité de niveau professionnel qui était nécessaire. La solution de Box associait parfaitement ces deux éléments.

Des contrôles de sécurité rigoureux
 

Box a fourni un outil unique, centralisé, adopté par les équipes au sein des départements pour une collaboration sécurisée, que ce soit en interne ou avec les sous-traitants et les partenaires externes. Avec Box, nul besoin de s'inquiéter du transfert de fichiers volumineux ou des personnes ayant accès aux données sensibles.

« En bien des façons, Box nous a vraiment simplifié le partage de fichiers », témoigne Edima Elinewinga, directrice exécutive de l'informatique. « Box a sécurisé la collaboration avec nos coopérateurs externes, et nous a permis d'exercer une gouvernance et un contrôle sur notre contenu. »

Désormais, plusieurs départements de la Fondation des Nations Unies utilisent Box pour améliorer leur productivité et gérer le partage de fichiers.

Les Ressources Humaines, le département informatique et celui des finances, par exemple, utilisent Box dans le cadre de leur collaboration avec les auditeurs, qui examinent en permanence les documents clés afin de s'assurer de leur conformité. Les services de la communication et des affaires publiques utilisent Box pour partager des informations ainsi que des ressources numériques enrichies avec les médias (y compris des fichiers de marketing volumineux et des vidéos) depuis n'importe quel endroit, sur n'importe quel appareil.

Faciliter le travail du service informatique

La Fondation des Nations Unies utilise l'intégration de Box à Okta afin de permettre l'authentification unique (SSO) de ses utilisateurs. Grâce au SSO, la Fondation facilite considérablement le travail de l'équipe informatique, qui n'a plus besoin de traiter les demandes liées à l'oubli d'identifiants.

« C'est un avantage non négligeable », souligne Elinewinga. « Nous avons un tas d'applications, en interne et dans le cloud. C'est compliqué pour les utilisateurs de se souvenir des toutes les URL et des mots de passe. »

De plus, Box évite désormais au service informatique de devoir fournir un accès réseau aux intervenants externes en créant des comptes utilisateur et en limitant l'accès à certains dossiers. Le service informatique n'a plus besoin non plus de penser à désactiver ces comptes lorsque les audits ou les projets sont terminés.

« Il nous suffit de partager une URL vers certains dossiers dans Box, et les droits d'accès expirent automatiquement au moment indiqué », ajoute Elinewinga.

Faire tomber les obstacles pour le bien commun
 

Comme Box a éliminé les écueils que rencontrait la Fondation des Nations Unies, les employés des différents départements peuvent désormais partager des fichiers facilement et collaborer avec divers intervenants en toute sécurité et à l'échelle mondiale.

« Ils peuvent se concentrer sur leur travail, au lieu de s'inquiéter de savoir s'il y a de la place sur le serveur », ajoute Elinewinga.

Et cette concentration accrue se traduit par un nombre plus important de projets et de missions d'intérêt commun autour du monde pour les Nations Unies.