Enterprise Content Management (ECM): définition

Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous et votre équipe passez à rechercher des informations et des documents ? Un employé passe en moyenne environ 2,5 heures chaque jour, soit près de 30 % de sa journée de travail, à rechercher du contenu. Sans un système de gestion de contenu efficace, 25 % de tous les documents ne sont jamais trouvés.

L’ECM a rapidement évolué à mesure que diverses nouvelles formes de contenu et de technologies ont vu le jour. Son objectif principal est de permettre de se concentrer sur la gestion numérique des informations d'une entreprise afin de réduire les risques. L'ECM vise également à améliorer la productivité en éliminant les tâches fastidieuses autrefois gérées avec des documents papier.

Votre entreprise peut utiliser le contenu numérique pour gérer ses activités tout en améliorant la visibilité de ses processus. Si vous mettez en œuvre une plate-forme offrant des fonctionnalités permettant de créer une solution ECM, vous stimulerez votre productivité et pourrez réduire le temps passé à rechercher les informations.

Que signifie ECM ?

L’acronyme ECM signifie Enterprise Content Management, à savoir la gestion de contenu d’entreprise.

L’ECM est un ensemble de stratégies, de processus, de méthodes et d'outils qui permettent à votre entreprise de gérer l'intégralité du cycle de vie de son contenu. Ce contenu peut comprendre tous types de documents, tels que des contrats et des images numérisées ou encore des feuilles de calcul.

Avec une bonne stratégie ECM, vous pouvez obtenir, stocker, organiser et fournir des données essentielles aux clients, partenaires et équipes de l'entreprise.

Quelle est la différence entre GED et ECM ?

La gestion électronique des documents (GED) concerne exclusivement les documents de l'entreprise. La gestion du contenu d’entreprise (ECM) quant à elle s'attache au contenu, à savoir toutes les données et informations, y compris celles qui ne sont pas disponibles dans des documents précis. L'approche de l'ECM est donc plus globale que la GED, dans le sens où elle vise à organiser tous les contenus de l'entreprise, dont les documents, mais aussi tous les autres types de contenu tels que les sites internet, les applications, les rapports, les analyses ou les e-mails par exemple.

La gestion du contenu d'entreprise (ECM) aujourd'hui

Il existe aujourd'hui de nombreuses définitions de l'ECM et de ce que cette approche peut apporter à votre entreprise. Les pratiques ECM ont été modernisées et fournissent toute une gamme de services de digitalisation variés. Voici trois types différents d'ECM.

Gestion de contenu Web

Les entreprises peuvent étendre l'utilisation de l'ECM à la gestion de contenu Web (WCM) pour organiser et contrôler leur présence en ligne. Si votre entreprise travaille selon des directives de marque strictes ou gère un site Web relativement complexe, vous pouvez utiliser une stratégie de WCM pour permettre à votre équipe de modifier, mettre à jour, organiser et publier du contenu selon vos préférences.

Gestion de contenu collaboratif

Une solution de gestion de contenu collaboratif permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à un document, tel qu'un contrat par exemple, et de le modifier. Ce type d'ECM peut être utile pour les entreprises qui gèrent des projets impliquant plusieurs intervenants. La gestion de contenu collaboratif aide vos employés à travailler ensemble sur le contenu tout en gardant une trace de la version la plus récente et en garantissant l'application des dernières mises à jour.

Gestion de contenu transactionnel

Les entreprises peuvent utiliser la gestion de contenu transactionnel (TCM) pour enregistrer le contenu provenant de différents canaux, le classer et le stocker, et créer un flux de travail automatisé afin que les bons utilisateurs reçoivent le contenu dont ils ont besoin au bon moment.

La TCM aide les entreprises qui utilisent fréquemment du contenu sous différentes formes (documents papier, enregistrements et fichiers numériques par exemple). Cette solution permet à vos utilisateurs de travailler aisément avec d'autres bases de données et applications pour s'assurer que tout le contenu reste disponible. La TCM permet également aux équipes de supprimer plus facilement du contenu lorsqu'il n'est plus nécessaire.

Quel est le but de l'ECM ? 5 étapes clés

Avant de mettre en œuvre une stratégie ECM, il est important de bien en comprendre les éléments. En voici les cinq principaux enjeux.

1. Collecter

La gestion de l'ensemble du contenu de votre entreprise avec une ECM commence par la collecte et l'importation d'informations au sein d'une solution de stockage numérique, comme un serveur cloud. Ce processus implique la conversion de documents papier, de rapports de recherche, de contrats, de correspondance et de factures en format électronique. Tout contenu créé, stocké, partagé ou archivé par votre équipe peut être enregistré dans une base de données numérique.

Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes pour y parvenir :

• Numériser vos documents papier
• Utiliser des formulaires électroniques dès le départ
• Remplir et classer automatiquement les documents depuis des appareils et des réseaux partagés

Quelle que soit la façon dont vous enregistrez et collectez votre contenu, utiliser un stockage numérique limite les problèmes engendrés par les documents papier, comme la lenteur de la distribution, les doublons chronophages pour les équipes et la perte potentielle des documents originaux.

2. Gérer

La partie gestion d’une ECM se rapporte à la manière dont votre entreprise traite, relie, modifie et utilise chaque document enregistré tout au long du cycle de vie des ressources. Vous pouvez pour cela vous reposer sur la gestion des documents, la WCM, la gestion des enregistrements ou un logiciel cloud collaboratif. Ces outils vous permettent d'améliorer les processus liés à votre activité, notamment la conservation et la sécurité de toutes vos informations commerciales importantes.

3. Stocker

La sécurité du stockage des informations est essentielle, que vous utilisiez un système papier ou numérique. En utilisant une plate-forme cloud, vous profitez de contrôles de sécurité tels que le chiffrement et l'authentification des utilisateurs. Vous pouvez ainsi gérer qui peut créer, afficher et modifier les documents. Le stockage de vos documents importants dans un espace numérique vous permet également de classer et de rechercher des documents en fonction de leur date de création, de leur titre ou de balises descriptives.

Contrairement à un système papier, le stockage de vos documents dans une solution numérique vous permet de :

• Transférer des éléments dans différents dossiers en quelques secondes
• Créer des sous-dossiers pour une organisation plus efficace
• Gérer plus rapidement et plus facilement le contenu qui nécessite un calendrier de conservation

4. Préserver

Préserver votre contenu revient à le stocker de manière sécurisée. En utilisant une plate-forme cloud avec des fonctionnalités qui peuvent vous aider à concevoir une ECM fiable, votre stockage est plus sécurisé sur le long terme.

La façon dont les entreprises conservent leur contenu varie, mais vous pouvez garantir votre conformité réglementaire en conservant les informations importantes qui seront nécessaires plus tard. Si votre entreprise fait l'objet d'un contrôle officiel, par exemple, il est essentiel que vos principaux documents commerciaux, vos contrats et vos échanges d'e-mails se trouvent là où ils doivent être.

5. Distribuer

Enfin, une ECM vous permet d’offrir un accès sécurisé, efficace et simple à vos données et au contenu pertinent pour les utilisateurs finaux qui recherchent un document précis. L'ECM vous permet de classer et de catégoriser votre contenu avec des balises et des sous-dossiers qui facilitent les recherches, et vous fait ainsi gagner un temps précieux.

Les avantages de l'ECM

Que peut faire une stratégie ECM pour votre entreprise ? Pourquoi l’ECM est-elle importante ? Découvrez les principaux avantages de la mise en œuvre d'une stratégie ECM via une plate-forme numérisée.

Réduction des risques

L'ECM peut aider à limiter les risques réglementaires encourus par votre entreprise. Une plate-forme cloud centralisée vous permet d'adopter une ECM et d'éliminer les processus inefficaces qui peuvent exposer votre entreprise à des risques et à des violations de données. En profitant d'un contrôle plus efficace sur votre contenu, vous pouvez limiter l'accès aux documents et définir des autorisations, ce qui réduit le risque que des informations importantes tombent entre de mauvaises mains.

Le respect des exigences de conformité peut aussi être une réelle problématique si vous n'utilisez qu'un système papier. Vous ne pouvez pas vous permettre de risquer de perdre des documents essentiels à la bonne marche de votre entreprise. Or, toute version papier présente plus de risques de perte (ou de mauvais rangement) qu'un document numérique. Une bonne ECM peut vous aider à réduire le risque de non-conformité, en particulier en utilisant une plate-forme cloud avec des fonctionnalités intégrées de contrôle de conformité pour satisfaire aux nombreuses normes réglementaires internationales.

Réduction des coûts

Supprimer tous les documents papier dans votre entreprise peut représenter un projet de longue haleine. Mais cela en vaut la peine sur le long terme. En réduisant votre espace de stockage physique et la quantité de papiers et de fournitures, vous réduisez dans le même temps vos dépenses opérationnelles associées à ces tâches et diminuez aussi considérablement le temps passé à classer des documents.

En vous appuyant sur un référentiel numérique, vous pouvez automatiser de nombreux processus autrefois manuels. Il est beaucoup plus facile de transférer, de collaborer et de discuter d'un document quand tout le monde y a facilement accès.

Augmentation de la productivité

La mise en place de solutions libérant du temps pour vos collaborateurs leur permet d’utiliser au mieux leurs ressources numériques et d'être plus productifs. Une ECM efficace rationalise l'accès au contenu. Les processus métier sont ainsi plus efficaces et les frais généraux sont réduits. Plus il sera simple de trouver, de modifier et de transférer des documents importants, plus votre équipe sera en mesure d'accomplir ses tâches rapidement.

Meilleure accessibilité du contenu

Vos collaborateurs ont absolument besoin d'accéder à certains contenus pour faire leur travail. Classer vos documents dans un système informatique obsolète peut compliquer et ralentir considérablement l'accès aux données. Vos « travailleurs du savoir » passent beaucoup de temps à rechercher des informations indispensables pour informer la prise de décisions commerciales. Ils doivent par exemple vérifier des contrats avant d'approuver un achat ou analyser les campagnes promotionnelles précédentes avant d'en créer une nouvelle.

En utilisant une stratégie ECM qui s'appuie sur les fonctionnalités d'une plate-forme cloud, vous pouvez facilement accéder à des outils de recherche et d'analyse de données. Ces fonctionnalités aident vos utilisateurs à automatiser les processus, à affiner les résultats de leurs recherches et à trouver plus efficacement le contenu dont ils ont besoin.

Meilleure précision des dossiers et documents

L'objectif principal d'une solution ECM est de permettre à vos documents et enregistrements d'être bien organisés. En effet, personne ne souhaite perdre une demi-heure à chercher un contrat commercial important avant une réunion. Votre entreprise s’appuie sur de nombreux documents, tels que des plans marketing, des contrats juridiques, des spécifications de produits et des manuels techniques. Une bonne stratégie ECM vous permettra de produire et de gérer toutes ces ressources sur une plate-forme numérique simplifiée et centralisée.

Une solution ECM adossée à un référentiel cloud vous permettra d'améliorer votre environnement de stockage, de réduire les interventions manuelles et de créer un cadre de travail pour toute l'entreprise qui permettra de catégoriser vos documents pour en faciliter l'accès et la recherche. Une plate-forme qui vous aide à créer un système ECM vous permet de facilement stocker et partager des fichiers en fonction des besoins de chaque service.

Sécurité améliorée

Si vos fichiers numériques sont conservés dans un système informatisé ou en ligne, il peut y avoir des risques. Pour rendre votre stratégie ECM efficace, choisissez une plate-forme qui offre des fonctions de sécurité du contenu et des outils de confidentialité des données pour protéger vos informations les plus sensibles.

Vous pourrez alors accorder des autorisations à une sélection d'utilisateurs spécifiques qui pourront créer, afficher, modifier, mettre à jour, transférer et supprimer tel ou tel contenu.

Dans l'environnement de travail distribué actuel, les entreprises sont confrontées à de nombreuses menaces internes et externes pour la sécurité de leur contenu. Avec une plate-forme de gestion de contenu sécurisée et une stratégie ECM, vous pouvez surveiller vos flux de données et prévenir les violations de données grâce à une détection intelligente des menaces.

Réduction de l'encombrement

Les documents physiques et les systèmes de classement papier peuvent être à l'origine de problèmes bien plus graves que la simple perte de temps liée aux recherches. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous accumulez de plus en plus de contenu et vous risquez de ne pas pouvoir respecter les règles de conservation ni d’assurer l'archivage, la suppression ou le nettoyage correct des documents. Un environnement de travail trop encombré peut avoir un impact négatif sur la satisfaction de vos équipes et entraîner un burn-out, néfaste pour les collaborateurs mais aussi pour la productivité générale de l'entreprise.

Un lien a été établi entre encombrement professionnel, épuisement émotionnel et stress. En réduisant l'encombrement pour vous concentrer sur l'accessibilité et la visibilité de votre contenu, vous faites gagner du temps à votre équipe. Les documents sont trouvés plus facilement, il est ainsi plus simple de les archiver et d'éliminer les tâches répétitives. Une solution ECM appuyée sur le cloud peut ainsi améliorer à la fois vos pratiques commerciales et le bien-être de votre équipe.

Comment mettre en place une stratégie ECM ?

Si nous savons qu'il est important de définir une stratégie de gestion de contenu d'entreprise fiable, il est crucial de comprendre comment la mettre en place dans votre entreprise.

Une stratégie ECM se définit en fonction des principaux avantages de la gestion des flux de contenu et d'informations recherchés par l'entreprise. Cette stratégie repose sur l'accès des utilisateurs à une plate-forme partagée intégrée. Basée sur des autorisations d'accès à toutes les données qui y sont stockées, elle agit comme une sorte de gardien de vos données. Généralement, une stratégie ECM permettra de gérer les aspects suivants :

• Collecte et indexation de contenu
• Accessibilité et disponibilité
• Gestion du référentiel des ressources
• Collaboration fluide
• Gestion du cycle de vie
• Intégrations de systèmes
• Facilité d'utilisation
• Évolutivité
• Sécurité

Que cette stratégie ECM soit votre premier projet de digitalisation ou que vous passiez à une plate-forme de contenu cloud, vous avez besoin d'un plan de déploiement complet pour vous assurer que tous vos collaborateurs sont sur la même longueur d'onde. Les besoins et avantages recherchés dans une solution ECM varient d'une entreprise à l'autre. Mais dans l'ensemble, elle doit fournir à vos employés les informations dont ils ont besoin pour prendre les meilleures décisions possible avec les outils digitaux dont ils disposent.

Une plate-forme centralisée servant une stratégie ECM personnalisée vous aidera à :

• Fournir un accès au contenu pour la consultation, l'édition ou la collaboration si nécessaire, y compris hors ligne et depuis des appareils mobiles
• Assurer la traçabilité de chaque action réalisée sur le contenu
• Minimiser ou éliminer l’utilisation de documents papier
• Gérer les différentes versions des documents
• Accélérer les processus commerciaux
• Intégrer vos ressources à des applications métier de base
• Faciliter les audits et le suivi de la conformité
• Augmenter la productivité de l'équipe
• Garantir une source unique de vérité en matière de contenu

Définir la feuille de route du déploiement de votre ECM

Concentrez-vous avant tout sur vos objectifs commerciaux. Ils serviront de base pour établir vos priorités en matière de gestion de contenu. Il est important de penser en amont à votre stratégie de déploiement ECM pour qu'elle réponde à vos besoins propres.

La première étape pour développer une stratégie ECM efficace consiste donc à réfléchir à une feuille de route.

Voici les trois étapes pour créer votre feuille de route ECM.

1. Réaliser un audit de votre contenu

Un audit de votre contenu permettra d’identifier la manière dont votre équipe nomme, stocke et partage les fichiers au sein et en dehors de votre entreprise. Cet aspect comprend notamment le contenu placé dans des solutions de partage de fichiers sur le réseau de l’entreprise et les bases de données.

Pour l’audit de vos processus existants, réfléchissez avec votre équipe aux points suivants :

• Définir les critères de catégorisation du contenu
• Attribuer des noms de fichiers et de dossiers aux éléments
• Utiliser des modèles de dénomination qui s’appuient sur vos normes internes existantes
• Définir des termes pertinents pour organiser vos documents

2. Documenter le cycle de vie du contenu de votre entreprise

Ensuite, discutez avec votre équipe de la manière dont vous définissez le cycle de vie de votre contenu, des documents en cours aux fichiers publiés. À quoi ressemblera ce processus lorsque vous migrerez vers le cloud ?

Pour commencer, vous devez répertorier les rôles et responsabilités des personnes qui créent et modifient les différents documents. Ensuite, identifiez les tâches et les activités nécessaires pour finaliser le contenu. Déterminez comment vous allez classer, stocker et catégoriser votre contenu pour une conservation à long terme une fois qu'il est publié. Vous pouvez vous référer à la première étape de votre audit pour vous aider à déterminer les termes pertinents pour organiser vos fichiers.

Enfin, vous devez déterminer votre processus d'archivage. Comment gérez-vous le contenu au fil du temps ? Que deviennent les versions de travail (brouillons) ? Pendant combien de temps devez-vous conserver un document avant de pouvoir l'archiver ou le supprimer ?

3. Identifier les exigences réglementaires et les risques opérationnels

La dernière étape pour créer votre feuille de route ECM est d'identifier les directives et les normes pour la gouvernance du contenu. Tenez compte de la sécurité des utilisateurs, de l'authentification, de la conformité et des autres exigences pour assurer la sécurité de vos données. Déterminez quels utilisateurs auront accès aux différents types de contenu et quel sera leur niveau d'accès (consultation, modification, création ou suppression du contenu).

Les nouveaux membres de l'équipe pourraient n'avoir que des droits de consultation (accès en lecture seule) afin qu'ils ne modifient pas ou ne suppriment pas accidentellement vos données jusqu'à ce qu'ils se familiarisent avec votre stratégie ECM.

Quelques bonnes pratiques ECM

Maintenant que votre plan ECM est prêt à être déployé, passons en revue quelques bonnes pratiques à adopter.

1. Adopter une approche holistique

Quand vous définissez une nouvelle stratégie d'entreprise, vos équipes doivent pouvoir se reposer sur des directives claires pour que les nouveaux processus soient mis en place en toute fluidité. Si votre direction est partie prenante de cette stratégie, vous pouvez commencer par définir ensemble de nouveaux objectifs commerciaux. Travaillez avec les managers pour repenser les autorisations de chaque membre de l'entreprise ainsi que les budgets nécessaires au déploiement de votre solution avant de lancer votre stratégie ECM.

En adoptant une approche descendante (de la direction vers les équipes opérationnelles), vous améliorez la fluidité de la collaboration au fil de l'eau. Cette approche sera particulièrement pertinente si vous intégrez de nouvelles recrues qui ne connaissent pas encore parfaitement votre approche de la gestion de contenu et vos objectifs.

2. Impliquer tous les intervenants

La meilleure façon d’assurer un déploiement en douceur de votre stratégie ECM est de faciliter l'implication et l'adhésion de toutes les principales parties prenantes.

Définir vos objectifs dès le début permet à vos partenaires commerciaux et aux membres de vos équipes d'améliorer continuellement votre système ECM et de définir des indicateurs qui vous permettent de mesurer le succès de votre stratégie. Vous pouvez également répondre aux besoins des partenaires et intervenants dès la première phase de mise en œuvre pour les impliquer pleinement dans votre stratégie ECM.

3. Développer un système de catégorisation

Une stratégie ECM se concentre sur l'organisation de votre contenu, il est donc logique de bien catégoriser ce contenu. Une fois que vous avez affecté une équipe au développement et à la mise en œuvre de votre feuille de route ECM, définissez comment et quand les informations doivent être catégorisées, notamment en créant une architecture de contenu qui répondra à vos besoins spécifiques.

Une fois que vous aurez défini votre stratégie ECM et identifié la bonne solution cloud, les utilisateurs pourront associer des catégories de contenu aux tâches. Travaillez avec votre équipe pour définir :

• Des plans de gestion des fichiers
• Une terminologie précise et contrôlée des termes connexes
• Des critères de sécurité et de gestion des archives

4. Organiser une communication efficace

Vous savez déjà à quel point la communication est importante pour la réussite d'une entreprise. Quels que soient la stratégie, le plan, la méthode, la technologie ou la chronologie que vous souhaitez appliquer à vos workflows, impliquez tout le monde à chaque étape de votre programme ECM. Cela évitera que votre équipe soit surprise ou se sente dépassée par ces nouveautés.

Dès le jour où vous décidez de mettre en œuvre une stratégie ECM, informez un groupe d'utilisateurs sélectionnés qui amorcera le déploiement de la stratégie (le responsable de chaque département par exemple). Ensuite, au fur et à mesure que les autres utilisateurs seront intégrés, vous pourrez communiquer plus largement sur le sujet pour bien expliquer les changements.

L'ECM dans le cloud

Comment les services cloud facilitent-ils l'ECM ? Si votre entreprise ne connaît pas encore les plates-formes cloud, sachez que même si une solution cloud et l'ECM ne sont pas directement liées, vous pouvez utiliser les fonctionnalités cloud pour créer une solution ECM sur mesure qui suit l'évolution de vos besoins commerciaux.

L'utilisation d'une solution cloud pour l'ECM présente plusieurs avantages, notamment :

• En s'intégrant à d'autres services cloud
• En facilitant le respect des contrôles réglementaires
• En réduisant la charge de travail de votre service informatique grâce à une meilleure élasticité de vos processus
• En offrant des niveaux de service flexibles et robustes
• En facilitant la continuité des activités et la reprise après sinistre
• En simplifiant l'accès mobile et à distance
• En automatisant les mises à jour de logiciel

Le contenu est au cœur de la transformation digitale d’une entreprise. Pourtant, de nombreux systèmes ECM utilisés par les entreprises sont obsolètes, coûteux et complexes, ce qui complique la mise en place d’une nouvelle approche du travail. Une plate-forme de gestion de contenu cloud permet au contenu de circuler de manière transparente entre vos partenaires, équipes et clients sans compromettre votre conformité et votre sécurité.

Reprenez le contrôle du cycle de vie de votre contenu pour profiter d’une meilleure visibilité de votre contenu, qu’il s’agisse de sa création, de sa conservation ou de sa suppression. Avec une API offrant de nombreuses fonctionnalités importantes, comme le verrouillage de fichiers et l’historique des versions, vous gardez un contrôle efficace sur tout votre contenu.

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