Systèmes de gestion électronique des documents (GED)

Qu’il s’agisse de soumettre des bons de commande basiques ou de traiter les centaines de documents qui transitent par une entreprise multinationale, la gestion de documents est une partie essentielle du travail. En fait, ce contenu est la plus grande ressource d'une entreprise. Un grand nombre d’entre elles utilisent un système de gestion électronique de documents (GED) pour maximiser la valeur de leur contenu et bénéficier d'autres avantages, notamment l'efficacité et la sécurité.

Bien qu’un système de GED soit assurément essentiel à l'organisation et au stockage des documents, certaines des plates-formes de GED les plus puissantes peuvent offrir aux entreprises toutes sortes d'avantages considérables. Interactions avec les clients, réputation, conformité réglementaire ou productivité des employés... Le contenu influence tout. Examinons comment la GED s'intègre dans votre stratégie de contenu.

Qu'est-ce qu'un système de GED? : définition

Un système de GED peut jouer de nombreux rôles. C'est un élément clé de la gestion et du traitement de la documentation qui doit offrir une interface et des outils pour l'organisation, le stockage et l'accès. Il sécurise les documents, permet la collaboration, automatise les tâches courantes et rend le flux de travail plus efficace.

Un des avantages considérables d'un système de GED est son accès centralisé. Il ajoute de la visibilité et centralise l’ensemble de la documentation d'une entreprise, de sorte que les employés peuvent profiter des précieuses fonctionnalités de la plate-forme. Un système de GED basé sur le cloud renforce cette capacité en permettant aux utilisateurs d'accéder aux données depuis n'importe quel appareil, où qu'ils se trouvent.

Contrats, brochures marketing, rapports, documents fiscaux, photos ou fichiers de conception... Les entreprises travaillent avec différents types de contenu. Ce sont des ressources importantes, qui permettent aux entreprises de se développer. Sans système de GED, ces fichiers sont exposés à un large éventail de risques, notamment la destruction, l'erreur humaine et la perte. Ils risquent également de ne pas apporter autant de valeur qu’ils le pourraient à l'entreprise. L’un des enjeuxClick here to enter text. de la GED est de libérer tout le potentiel de ces fichiers afin que les entreprises puissent croître, faire des économies et gagner en rapidité.

À quoi sert un système de GED ?

Un système de GED peut avoir un large éventail de fonctions, qui varient selon la plate-forme. Parmi les fonctionnalités de ces programmes de gestion électronique des fichiers, citons :

• Créer et numériser des documents
• Organiser les fichiers à l'aide de systèmes de balisage, de recherche de métadonnées et de dossiers
• Archiver les fichiers manuellement ou automatiquement, en fonction des exigences de rétention de la conformité
• Contrôle de version des documents
• Intégration avec d'autres plates-formes
• Contrôles d'accès
• Navigation simplifiée
• Outils collaboratifs, pour des fonctionnalités de partage facile et d'édition en direct
• Tâches et processus d'approbation automatisésv
• Sauvegarde des fichiers
• Protocoles de sécurité au niveau de l'entreprise

Les systèmes de GED et d’ECM sont-ils identiques ?

Un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) est souvent considéré comme un type de système de GED, mais l’inverse n’est pas vrai. Un système d’ECM est conçu pour permettre aux entreprises de mieux tirer parti de toutes sortes de contenus, notamment des fichiers riches comme les vidéos, les photos et les présentations. Il comprend donc certaines des fonctionnalités les plus avancées que nous avons mentionnées précédemment. Il inclut ces types de fichiers et possède généralement des fonctionnalités supplémentaires, notamment une automatisation des processus et des politiques de rétention.

Un système de GED prend parfois en charge les documents actifs qui sont fréquemment utilisés et modifiés. Un système d’ECM peut également gérer les données qui sont peu modifiées. Les deux sont importants pour les entreprises. Un système d’ECM peut vous donner les avantages d'un système de GED, et plus encore.

Principales fonctionnalités d’un système de GED

Un système de GED possède de nombreuses capacités différentes qui couvrent, entre autres, l'entreprise, la sécurité, l'efficacité et la conformité. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes qu’il doit proposer :

1. Création de documents

Vous devez pouvoir ajouter des documents facilement et rapidement à votre système de GED. Il existe plusieurs façons d’ajouter un fichier, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du système de GED. Vous pouvez créer un document au sein de la plate-forme elle-même, télécharger un document créé dans une autre application, ou utiliser des intégrations puissantes pour enregistrer des documents directement dans le système de GED à partir d’autres applications. Vous pouvez également numériser vos documents pour transformer un support papier en un fichier électronique facile à trier et à stocker.

Le système de GED idéal doit s’adapter à vos méthodes de travail, quelles qu’elles soient, grâce à de nombreuses options de création et d'acquisition de fichiers. Il doit également prendre en charge le téléchargement d'une série de types de fichiers, notamment ceux les plus couramment utilisés dans votre entreprise. Un système de GED solide doit être capable de tout traiter, des PDF aux MP4.

2. Indexation de documents

Tout document se trouvant dans votre système de GED s'accompagne d'une multitude de données. Ces informations permettent d'organiser le fichier dans la base de données. Par exemple, pendant le processus de création d'un document, vous pouvez créer des champs d'index personnalisés pour permettre aux employés de sélectionner le type de document qu'ils créent ou le service qui en est responsable. Ces données d'entrée restent attachées au document pour que le système de GED sache où le placer et comment le traiter. Grâce à l'indexation, il est possible d'automatiser les processus, d’effectuer des recherches et d'organiser les fichiers.

L'indexation de documents peut tout inclure, des données ajoutées manuellement à la récupération automatique du contenu d'un fichier. Lorsqu’un fichier est ajouté, le système de GED le scanne et indexe les données qu’il contient pour rendre la recherche et l'utilisation plus efficaces.

L'indexation permet d'extraire des informations telles que des numéros de téléphone, des noms, des numéros de compte, des dates, des adresses et des numéros de commande. Vous pouvez vouloir indexer différentes informations en fonction de votre activité. Un cabinet comptable voudra peut-être avoir davantage de données sur les numéros de compte et les totaux, tandis qu'un prestataire de soins tirera plus de valeur des codes d'assurance et des dates de naissance. Presque toutes les entreprises ont besoin d'un certain type d'indexation pour être efficacement organisées.

3. Recherche de documents

L'indexation de documents constitue la base de la recherche de documents. Les données attachées à un document vous permettent de facilement chercher des fichiers en fonction de leurs attributs et de leur contenu.

Imaginons que vous recherchiez tous les documents faisant référence à l'une de vos clientes, Jane Doe. Un système de GED indexant les documents vous permet de rechercher « Jane Doe » et de trouver facilement ces documents. Ou peut-être voulez-vous analyser tous les contrats créés pour les nouveaux clients. Vous pouvez filtrer les résultats en cherchant les documents qui ont reçu la balise « nouveau client ».

Vous pouvez gagner beaucoup de temps et réduire la frustration des employés avec de solides capacités de recherche de documents. C'est également essentiel pour les entreprises qui traitent des quantités massives de données, souvent impossibles à organiser manuellement. Grâce à la recherche de documents, les fichiers sont plus facilement utilisables et respectent les réglementations. Après tout, si vous ne pouvez pas trouver les informations, vous ne pouvez pas répondre aux exigences de rétention.

4. Traitement de documents

Le traitement de documents inclut des tâches comme l’indexation, ainsi que des capacités plus avancées qui rendent cette indexation possible, notamment la classification intelligente et la reconnaissance de texte manuscrit. C'est là que l'intelligence artificielle (IA) peut faire sortir un système de GED du lot. Une plate-forme dotée d'IA peut lire un document manuscrit, identifier un contrat en fonction de son format, et analyser les fichiers pour détecter les données sensibles qui nécessitent un traitement plus strict.

La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) et la reconnaissance optique de caractères (OCR) comptent parmi les formes les plus fondamentales du traitement de documents. Ces outils peuvent capturer l'image d'un document, analyser les caractères, et les convertir dans un format lisible par une machine. Ce sont des outils très précis qui peuvent accélérer le processus de numérisation.

Parmi les autres fonctionnalités de traitement de documents, citons la liaison de documents connexes et l'utilisation d'intégrations avec d'autres programmes pour continuer à traiter un document en fonction des flux de travail de l'entreprise.

5. Flux de travail

Les flux de travail déterminent en grande partie l'efficacité et les performances de vos employés, ainsi que le respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires. Les outils de flux de travail dans un système de GED peuvent contribuer à tout cela. Vous pouvez personnaliser des processus automatisés pour rationaliser l'approbation d'un document, accélérer l'intégration, et approuver rapidement les demandes de congés. Vos fichiers deviennent un élément précieux de ces tâches plutôt qu'une nécessité gênante.

6. Contrôle de version des documents

L'élaboration, le partage et l'approbation d'un fichier génèrent généralement de multiples brouillons et versions du document. Le contrôle de version permet de suivre et de maintenir ces itérations. Vous pouvez revenir à une ancienne version d'un fichier, créer plusieurs versions pour les comparer, et vérifier les modifications d'un document. Cette fonctionnalité permet également d'identifier les personnes qui apportent des modifications. Cela joue enfin un rôle important dans l'intégrité des données, car les utilisateurs peuvent se référer aux anciennes versions pour restaurer des fichiers potentiellement détruits.

Le contrôle de version des documents est nécessaire pour la responsabilité interne et les exigences réglementaires. Il doit être automatique et complet afin que tous vos fichiers bénéficient de cet avantage sans que les employés aient à mener une action supplémentaire.

7. Intégrations

Votre travail requiert d’utiliser plus d’une application. Vous en avez probablement toute une série à votre disposition, notamment des traitements de texte, des outils de gestion des ventes, des logiciels de conception et des logiciels de sécurité. Les outils d'intégration vous permettent de connecter votre contenu à ces outils pour rationaliser les flux de travail et améliorer la productivité.

Partagez des documents directement dans Zoom, enregistrez des contrats directement depuis Microsoft Word et intégrez des fichiers dans votre tableau de bord Salesforce. Les possibilités ne sont limitées que par les options d'intégration offertes par votre fournisseur de système de GED, et pour mémoire, Box propose plus de 1 500 intégrations. Vous pouvez également utiliser des interfaces de programmation d'applications (API) pour ajouter le système de GED aux logiciels de votre entreprise et créer des intégrations personnalisées.

Les applications natives pour les systèmes Apple et Android vous permettent d’utiliser facilement votre système de GED depuis n'importe quel appareil, avec une expérience utilisateur fluide. Bien entendu, les applications de bureau et les applications web ajoutent également simplicité et polyvalence.

8. Conformité

De nombreuses entreprises doivent se conformer à des réglementations, notamment :

• Contrôle des exportations (ITAR/EAR)
• FINRA (Financial Industry Regulatory Authority)
• GxP
• Règlement général sur la protection des données (RGPD)
• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)

Un système de GED peut offrir de nombreux outils pour permettre aux entreprises de rester conformes aux réglementations en vigueur. Il peut créer un environnement de traitement des données conforme et privé de nombreuses façons différentes, notamment grâce à des outils d'audit robustes, des contrôles d'accès et un chiffrement de haut niveau. Ces fonctionnalités permettent une gouvernance simplifiée tout au long du cycle de vie du contenu.

Voici quelques exemples de fonctionnalités de conformité :

• Politiques de rétention : un système de GED vous permet de créer des politiques modifiables pour contrôler la rétention, la suppression et la conservation des fichiers dans le respect des directives réglementaires
• Autorisations granulaires des utilisateurs : utilisez des autorisations détaillées pour le partage, la modification et la consultation de documents afin de vous assurer que seules les personnes qui doivent accéder à un document puissent le faire
• Chiffrement : votre système de GED doit utiliser des méthodes de chiffrement conformes aux bonnes pratiques, par exemple la certification FIPS 140-2 et le chiffrement AES 256 au repos et en transit
• Journaux d'audit : contrôlez les accès et les modifications à l'aide de fonctionnalités de journaux d'audit détaillés et de rapports administratifs

9. Sécurité

La sécurité est un autre élément vital de toute entreprise, et elle n'est généralement pas négociable. Votre solution de gestion de documents doit offrir la sécurité de niveau entreprise que vos parties prenantes, vos clients et les autorités réglementaires attendent. Les coûts liés aux violations de données ont atteint 4,24 millions de dollars en 2021, le chiffre le plus élevé depuis qu’IBM a commencé à faire état de ces violations il y a 17 ans. Si l'argent est souvent l'objectif final des pirates, les violations de données s'accompagnent également d'une série d'autres effets, notamment des frais juridiques, des dommages à la réputation et des changements d'infrastructure.

Les pirates peuvent cibler un large éventail d'informations dans le contenu des entreprises. Vos documents peuvent contenir des informations clients sensibles, des informations confidentielles sur les pratiques de l'entreprise, des numéros de compte bancaire et des identifiants.

Les identifiants sont les ressources les plus recherchées lors d'une violation de données, et ils peuvent donner accès à un nombre illimité de documents. C'est l'une des raisons pour lesquelles un système de GED doit adopter une approche multidimensionnelle de la sécurité des documents. En cas de vol d'identifiants, l'authentification à deux facteurs (2FA), les sauvegardes de données et l'accès granulaire peuvent empêcher un pirate d'infliger des dommages importants.

L'erreur humaine est également une menace bien réelle pour les entreprises, et les fonctionnalités du système de GED telles que les contrôles de version, les autorisations, les audits et les processus automatisés peuvent en minimiser les effets. La nature électronique d'un système de GED en fait une option beaucoup plus sûre que des documents papier. Il est beaucoup plus difficile de perdre un fichier dans le cloud que d'égarer un papier ou une clé USB.

Pourquoi mettre en place un système de GED ?

Le contenu représente probablement une part importante des opérations de votre entreprise. Il est donc vital de prendre en charge les besoins fondamentaux de la gestion de documents, à savoir la sécurité et l'efficacité. Un bon système de GED permet à votre entreprise de réaliser de grands changements.

1. Améliorer l'efficacité

Un système de GED peut proposer de nombreuses fonctionnalités pour réduire les frictions et accélérer les opérations quotidiennes. Qu'il s'agisse de trouver un document plus rapidement ou de rationaliser les flux de travail, la gestion électronique des fichiers est un excellent moyen de gagner du temps et de l'argent au quotidien. Processus automatisés, indexation de documents, ingestion rapide de documents… Grâce aux fonctionnalités de votre système de GED, les employés passent moins de temps sur des tâches courantes et répétitives, et plus de temps sur ce qui compte.

D’après l’étude sur l’anatomie du travail en 2021 d’Asana, les employés passent 60 % de leur temps à « travailler sur le travail », c'est-à-dire à effectuer des tâches courantes et non qualifiées telles que des réunions inutiles et de la recherche d'informations. Ce nombre augmente avec la taille de l'entreprise et s'accompagne d'une série d'autres effets négatifs, notamment des heures de travail plus longues, un plus grand nombre de cas de surmenage et des délais non respectés. Les tâches fastidieuses (chercher des fichiers et effectuer des tâches qui pourraient être automatisées) contribuent à l'inefficacité. Un système de GED peut heureusement accélérer les choses.

2. Réduire les coûts

Un système de GED peut réduire les coûts de plusieurs façons. Le temps gagné en améliorant l'efficacité permet de réduire les coûts de main-d'œuvre, car vous pouvez embaucher moins de personnes pour effectuer le même travail. Les processus automatisés réduisent les erreurs, donc les coûts de rectification diminuent. Vous évitez également d'autres inconvénients, notamment les atteintes à la réputation ou les frais de conformité. Un système de GED peut également vous permettre de faire des économies, notamment en évitant les coûts liés aux violations de données et en éliminant les ressources nécessaires pour stocker et imprimer des documents papier.

3. Améliorer la conformité

Il faut parfois tout un service pour se mettre en conformité, mais un système de GED complet permet d'alléger le fardeau des exigences réglementaires. Des outils de conformité étendus offrent une certaine tranquillité d'esprit, et permettent aux entreprises de conserver et de traiter tous les documents pertinents. Dans les secteurs très réglementés comme la finance et la santé, la conformité représente souvent une part importante du quotidien. Minimiser le temps et les efforts nécessaires pour l'appliquer peut donc être très utile. Un système de GED solide offre une conformité tout simplement impossible à atteindre avec des processus manuels.

4. Protéger votre entreprise

Les entreprises sont en permanence confrontées à des menaces, et la sécurité du contenu est essentielle. La valeur des stratégies de sécurisation des documents peut être difficile à quantifier, mais vous ne pouvez pas faire l'impasse sur ce domaine. Il est indispensable de bien protéger vos documents, et votre système de GED est l'un des meilleurs moyens de le faire. La sécurité de votre système de GED est native, et la prise en charge est intégrée. L'ensemble de la plate-forme présente moins de lacunes et est d’une simplicité pratique. Un système de GED peut également apporter cette sécurité de niveau entreprise aux intégrations dans d'autres programmes.

Comment Box permet de faire de la gestion de documents

Box est un système de GED complet, doté d'une interface conviviale et personnalisable, et de toutes les fonctionnalités nécessaires pour assurer la conformité, l'efficacité et la sécurité. Le Content Cloud, cette plate-forme centralisée basée sur le cloud, facilite la gestion d'énormes quantités de données grâce à des fonctionnalités adaptées à tous les types d'entreprises, des compagnies d'assurance aux organisations à but non lucratif en passant par les fabricants de produits pharmaceutiques et aux sociétés financières.

Voici quelques exemples de ce que peut faire le Content Cloud :

• Protéger le contenu grâce au filigrane, aux outils de classification et aux contrôles d'accès granulaires
• Utiliser le machine learning pour détecter les menaces et améliorer l'efficacité
• Permettre aux employés de collaborer à l'infini grâce aux commentaires, à l'édition en temps réel, à l'attribution de tâches et au partage facile
• Créer des flux de travail automatisés pour les opérations courantes sans avoir besoin de connaissances en codage
• Fournir une signature native pour l’ensemble des documents, des contrats aux rapports annuels
• Rationaliser la gestion des documents grâce à de puissants outils d'indexation, de numérisation et d'organisation
• Apporter les services Box à d'autres plates-formes grâce à plus de 1 500 intégrations, API et outils de développement préinstallés.
• Offrir une sécurité au niveau de l'entreprise pour protéger l'activité et assurer la conformité des données sensibles

Le Content Cloud a aidé plus de 100 000 entreprises (dont 67 % des entreprises du Fortune 500) à mieux utiliser leurs données.

En savoir plus sur le Content Cloud

Les principaux cabinets d'analyse tels que Gartner, Forrester et IDC classent régulièrement Box parmi les leaders de la gestion de contenu dans le cloud. Ces analystes reconnaissent que Box peut maximiser la valeur de vos données grâce à des outils adaptés à chaque aspect de la gestion documentaire, que vous travailliez avec de simples PDF ou des dizaines de types de fichiers. Si vous recherchez un système de GED qui en fait plus, Box est la solution qu'il vous faut. Il est aussi facile d'utiliser Box, que d'y migrer. Nos processus éprouvés et notre équipe de consultants facilitent et accélèrent la migration. Contactez un membre de l'équipe dès aujourd'hui pour savoir comment migrer sur Box et découvrir ce que notre puissante plate-forme peut faire pour votre stratégie de gestion de contenu.

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